1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее - Правительство).
Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, работающих в администрации (далее - работники администрации).
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
Работники администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами администрации.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Передача сведений о принятых постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
1.8. При служебной необходимости передача документов (копий документов) органам государственной власти, юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации.
1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.
1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти.
1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы работнику администрации, ответственному за ведение делопроизводства, или другому работнику администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации.
При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту, администратору системы электронного документооборота сдается ключевой носитель с электронной подписью (далее - ЭП), а также администратором системы электронного документооборота производится блокировка учетной записи.
(п. 1.12 в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю администрации.
В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование.
Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности.
Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и поручении по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области.
1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации.
1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, которому данные функции включены в должностной регламент.
1.16. Функции, задачи, права и ответственность управления документационного обеспечения администрации регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации, устанавливаются должностными регламентами.
1.17. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.