1. Объем информации должен быть изложен на 1 странице (в исключительных случаях - на 2) печатного текста шрифтом N 16.
2. Содержание документа должно быть предельно ясным.
3. На вопросы, поставленные в поручениях Губернатора Ростовской области, должны быть даны исчерпывающие ответы.
4. Документы с ответами на поручения Губернатора Ростовской области должны содержать:
первичный документ;
резолюцию Губернатора Ростовской области;
ответ исполнителя.
Других документов в подборке быть не должно.
Документы, подготовленные в электронном виде, должны содержать "связку" с первичным документом. Документы должны быть согласованы со всеми должностными лицами, курирующими данный вопрос.
5. В случае утери документа с резолюцией Губернатора Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.
6. Письма на имя Губернатора Ростовской области, затрагивающие отраслевые вопросы, подписываются только руководителем соответствующего органа исполнительной власти Ростовской области, визируются Вице-губернатором Ростовской области, первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области, курирующим вопрос.
7. Письма по иным вопросам подписываются главой администрации городского округа или муниципального района, визируются или оформляются особым мнением соответствующим отраслевым министром и куратором органа исполнительной власти Ростовской области (Вице-губернатор Ростовской области, первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области), затем докладываются Губернатору Ростовской области.
8. Обязательно докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для Ростовской области вопросам.
9. При выполнении поручений Губернатора Ростовской области на письмах руководителей федеральных органов власти поручения дают Вице-губернатор Ростовской области, первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и министры Ростовской области.
На основании резолюции Губернатора Ростовской области на вышеуказанных документах заместителем Губернатора Ростовской области, министром Ростовской области проводится совещание с оформлением протокола, в котором указываются поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение.
Доклад о выполнении поручения за подписью ответственного Вице-губернатора Ростовской области, первого заместителя Губернатора Ростовской области или заместителя Губернатора Ростовской области (министра Ростовской области) передается в контрольное управление.
10. Отдельные документы (объемом более 2 страниц), за исключением справочных материалов, докладываются по согласованию с помощником Губернатора Ростовской области.
11. Вице-губернатор Ростовской области, первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместители Губернатора Ростовской области и руководители государственных органов Ростовской области в пределах предоставленных полномочий по курируемым направлениям (далее - должностное лицо, являющееся инициатором письма) направляют проекты инициативных писем (в электронном виде и на бумажном носителе) для передачи на подпись Губернатору Ростовской области.
В "связке" к электронному проекту инициативного письма, завизированному должностным лицом, являющимся инициатором письма, прилагается сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо должно содержать цель обращения, юридическое обоснование, суть вопроса, включая информацию о предыдущих обращениях и принятых по ним мерах.
Должностные лица, являющиеся инициаторами писем:
осуществляют мониторинг их прохождения;
информируют об этапах и результатах их рассмотрения контрольное управление.
Контрольное управление ведет реестр инициативных писем и представляет сводную информацию о ходе и результатах их рассмотрения Губернатору Ростовской области.
12. Материалы по проведению визитов в Ростовскую область, торжественных мероприятий, рабочих поездок и совещаний с участием Губернатора Ростовской области представляются ответственным исполнителем в протокол Губернатора Ростовской области за 3 рабочих дня до утвержденной даты проведения мероприятия с визой Вице-губернатора Ростовской области, первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, курирующего направление мероприятия, или отраслевого министра.
Для проведения мероприятия, о дате проведения которого стало известно менее чем за 3 рабочих дня, материалы передаются в протокол Губернатора Ростовской области в срок не позднее 1 суток до утвержденной даты проведения мероприятия.
Материалы к заседанию советов и комиссий, возглавляемых Губернатором Ростовской области, докладываются не позднее 20 дней до дня проведения соответствующего заседания.
13. В пятницу прием документов на доклад Губернатору Ростовской области прекращается в 12.00 час.
Проекты правовых актов Губернатора Ростовской области принимаются на доклад Губернатору Ростовской области ежедневно, до 12.00 час.