10.1. В государственных органах создаются и используются:
1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
10.2. Электронный документ должен быть составлен, оформлен и согласован в соответствии с инструкцией по делопроизводству в государственном органе и иметь аналогичные реквизиты, установленные для документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, а также иметь иные сведения, позволяющие осуществлять учет и поиск документов в СЭД.
В целях учета и поиска документов в СЭД в государственных органах используются обязательные сведения о документах, перечень которых приведен в приложении к настоящей Типовой инструкции.
10.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД государственного органа.
Документы, поступившие в государственный орган на бумажном носителе от субъекта, не являющегося участником межведомственной системы электронного документооборота (далее - МСЭД), включаются сотрудником службы делопроизводства в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.
Оригиналы входящих документов на бумажных носителях после сканирования и регистрации направляются непосредственному исполнителю по документу. Если исполнителей несколько, то оригинал направляется тому, кто осуществляет свод по исполнению документа или указан в резолюции первым.
10.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются в соответствии с регламентом государственного органа ответственными структурными подразделениями.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники службы делопроизводства осуществляют проверку подлинности электронной подписи.
10.5. Электронные документы, поступающие по СЭД, проходят регистрацию в СЭД государственного органа в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в государственном органе.
10.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя государственного органа, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям государственного органа, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД (МСЭД) во внутреннем документообороте государственного органа (служебных записок, справок и др.) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в государственном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
10.7. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью государственного органа - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".