2.1. Порядок информирования о государственной функции
2.1.1. Конечный результат исполнения государственной функции
Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПК Управления по делам архивов РБ:
- о включении конкретных архивных документов в состав АФ РБ при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в центральный государственный архив, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде грифа утверждения документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой нижней части последнего листа документа (в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19);
- об отказе утверждения описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, перечней проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в центральный государственный архив, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования; согласования методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов, оформленное в виде Заключения эксперта о качестве документа (приложение 4), в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 2.3.2 настоящего Регламента;
- по иным вопросам, связанным с экспертизой ценности архивных документов и отбором их в состав АФ РБ (определение сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, методические пособия по практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими центральных государственных и муниципальных архивов Республики Башкортостан, продление сроков временного хранения архивных документов в архиве источника комплектования), оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК, подписанной председателем и секретарем ЭПК (приложение 3).
2.1.2. Способы получения сведений о местах нахождения Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию
Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется Управлением по делам архивов РБ, центральными государственными или муниципальными архивами Республики Башкортостан посредством личного обращения представителя источника комплектования непосредственно в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный или муниципальный архив; при обращении по телефону, в письменном виде по почте; по электронным каналам связи.
Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции источник комплектования обращается в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный или муниципальный архив лично; по телефону; в письменном виде по почте; в письменном виде по электронным каналам связи.
2.1.3. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления
Для исполнения государственной функции источники комплектования представляют в соответствующий центральный государственный, муниципальный архив с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:
2.1.3.1. Для решения вопроса о включении конкретных архивных документов в состав АФ РБ:
- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения в 2-х экземплярах (приложения 6 - 13);
- описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 2-х экземплярах (приложение 6);
- описи дел по личному составу (личных дел) в 2-х экземплярах (приложение 14);
- справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19);
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный комплекс документов);
- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в центральный государственный архив в 2-х экземплярах с предисловием, списком сокращенных слов (при необходимости) и расшифровкой терминов (при их наличии) (приложение 14);
- выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования по этому вопросу, оформленная в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
2.1.3.2. Для решения иных вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и отбором их в состав АФ РБ (пункт 2.1.1 настоящего Регламента):
- запрос в письменном виде на имя начальника Управления по делам архивов РБ с изложением в нем проблемы (вопроса), обоснованных предложений, подписанный руководителем организации - источника комплектования или его заместителем, гражданином (собственником или владельцем архивных документов);
- проект методического пособия в 2-х экземплярах с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации - источника комплектования или его заместителем, и выпиской из протокола ЦЭК (ЭК) организации-источника комплектования.
2.1.4. Справочные телефоны, почтовые и электронные адреса, адреса официальных сайтов и графики работы Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию
2.1.4.1. Место нахождения центрального аппарата Управления по делам архивов РБ и его почтовый адрес:
450077, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Ленина, 37, каб. 107 (приемная).
Электронные адреса Управления по делам архивов РБ:
gasrb@gasrb.ru и basharchiv_aat@gasrb.ru.
Справочные телефоны: (347) 272-10-02, 272-74-51, 273-58-62.