Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 5.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрацию документов;
- подготовку рассмотрения документов на заседании ЭПК;
- рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения.
3.1. Прием и регистрация документов (приложение 5-1)
Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, в соответствующий центральный государственный архив РБ и представление руководителем архивной службы администрации муниципального района, городского округа документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, - в Управление по делам архивов РБ.
Документы, указанные в п. 2.1.3.2 настоящего Регламента, могут быть представлены в Управление по делам архивов РБ посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.
3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления.
3.1.2. Прием и регистрацию документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, осуществляют должностные лица центрального государственного и муниципального архива РБ (пункт 2.1.5.1 настоящего Регламента).
3.1.3. Должностное лицо в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.1. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, должностное лицо готовит документы к утверждению в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК".
3.1.3.2. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1 настоящего Регламента, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений.
3.1.3.3. В случае, если источник комплектования в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2 - 3.1.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.4. В случае, если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в центральный государственный или муниципальный архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, должностное лицо не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.
3.1.4. Документы, указанные в пункте 2.1.3.2 настоящего Регламента, регистрируются должностным лицом Управления по делам архивов РБ, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
3.1.4.1. Должностное лицо, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации, направляет зарегистрированный документ начальнику Управления по делам архивов РБ.
3.1.4.2. Начальник Управления по делам архивов РБ рассматривает полученный документ в день поступления на рассмотрение и направляет его председателю ЭПК для рассмотрения вопроса на очередном заседании ЭПК.
3.1.4.3. Председатель ЭПК в день поступления к нему документов определяет эксперта из числа членов ЭПК, ответственного за подготовку Заключения о качестве документа.
3.1.4.4. Должностное лицо в течение 5 рабочих дней изучает документы. Если проблема (вопрос), изложенная в запросе, не требует уточнения, проект методического пособия представлен в полном количестве экземпляров, должностное лицо готовит документы в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК".
3.1.4.5. При предоставлении неполного перечня необходимых для исполнения государственной функции документов, указанных в п. 2.1.3 настоящего Регламента, и проекта методического пособия не в полном количестве экземпляров, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 5 рабочих дней с момента получения документов.
3.1.4.6. Если в течение 10 рабочих дней с момента регистрации источник комплектования представит в адрес Управления по делам архивов РБ дополнительные сведения по запросу или проект методического пособия в полном количестве экземпляров, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.4 - 3.1.4.4 настоящего Регламента.
3.1.4.7. Если источник комплектования по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации не представит на адрес начальника Управления по делам архивов РБ необходимые дополнительные сведения или проект методического пособия в полном количестве экземпляров, осуществляются следующие действия:
- в течение 3 рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) должностное лицо в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящего Регламента готовит письменное уведомление с обоснованием о невозможности рассмотрения документа на заседании ЭПК и направляет уведомление на визирование председателю ЭПК;
- председатель ЭПК в течение 2 рабочих дней визирует письменное уведомление и направляет его начальнику Управления по делам архивов РБ;
- начальник Управления по делам архивов РБ в течение рабочего дня подписывает уведомление и направляет его должностному лицу, обеспечивающему рассылку корреспонденции;
- должностное лицо, обеспечивающее рассылку корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания уведомления, направляет его источнику комплектования по почте по адресу, указанному в бланке письма-запроса.
3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК (приложение 5-2)