Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 3.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация документов;
- подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК;
- рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения.
3.1. Прием и регистрация документов (приложение 3)
Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, в центральный государственный архив РБ. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.
3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления.
3.1.2. Прием и регистрацию документов осуществляют должностные лица отдела комплектования Архивного фонда Республики Башкортостан, ведомственных архивов и делопроизводства центрального государственного архива РБ.
3.1.3. Должностное лицо в течение 3 рабочих дней проверяет правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3 настоящего Регламента.
3.1.3.1. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полном количестве экземпляров, должностное лицо готовит документы к согласованию в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК".
3.1.3.2. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3 настоящего Регламента, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений.
3.1.3.3. Если источник комплектования в течение 30 календарных дней представит документы надлежащим образом оформленные и в полном количестве экземпляров, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2 - 3.1.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.4. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в центральный государственный архив РБ надлежащим образом оформленные и в полном количестве экземпляров документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.
3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК (приложение 3-1)
3.2.1. Должностное лицо центрального государственного архива РБ в течение 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (приложение 5) и направляет документы руководителю центрального государственного архива РБ для вынесения вопроса на очередное заседание ЭПК.
3.2.2. Комплекс документов, указанных в пункте 2.3 и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1 настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за подписью руководителя центрального государственного архива направляется секретарю ЭПК не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК.
3.2.3. Секретарь ЭПК, назначаемый приказом начальника Управления по делам архивов РБ из числа должностных лиц Управления по делам архивов РБ формирует повестку дня заседания ЭПК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.3 настоящего Регламента, в соответствии с Регламентом работы ЭПК, утвержденным приказом начальника Управления по делам архивов РБ.
Рецензентами (экспертами) выступают члены ЭПК, ежегодно назначаемые приказом начальника Управления по делам архивов РБ.
3.2.4. Рецензенты в течение 4 рабочих дней проверяют представленные документы на соответствие нормативным правовым документам, указанным в пункте 2.3.1 настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документа (приложение 2).
3.3. Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения (приложение 3-2)
3.3.1. Заседания ЭПК проводятся не реже 1 раза в месяц (последний четверг каждого месяца).
3.3.2. Рассмотрение документов, указанных в пункте 2.3.1 настоящего Регламента, на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК, утвержденным приказом начальника Управления по делам архивов РБ.
3.3.3. Решение ЭПК оформляется секретарем ЭПК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола заседания начальником Управления по делам архивов РБ в соответствии с пунктом 1.5 настоящего Регламента.
3.3.4. Оформленные документы, указанные в пунктах 2.1.1 и 2.3.1 настоящего Регламента, в течение одного дня передаются секретарем ЭПК в центральные государственные архивы РБ для направления в адрес источников комплектования.
3.3.5. Если источник комплектования, которому решением ЭПК отказано в получении результата исполнения государственной функции, в соответствии с пунктом 2.3.2 настоящего Регламента, представит в центральный государственный архив РБ доработанные документы, повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.