3.4.1. По итогам анализа тематики поступившего запроса Заявителя и выявления места нахождения, необходимых для его исполнения архивных документов в центральных, муниципальных архивах Республики, других органах и организациях Республики Башкортостан должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект сопроводительного письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности.
3.4.2. В случае, если запрос Заявителя требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проекты сопроводительных писем о направлении в соответствующие организации копии запроса.
3.4.3. Одновременно должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект письменного уведомления Заявителя о направлении его запроса на исполнение по принадлежности в центральный, муниципальный архив Республики Башкортостан, другие органы и организации Республики Башкортостан.
3.4.4. В случае необходимости Управление может запрашивать у организаций - исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запроса Заявителя.
3.4.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры по подготовке и направлению ответов Заявителю составляет 5 рабочих дней.
3.4.6. Подготовку ответов Заявителям осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса.
3.4.7. По итогам исполнения запроса должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, оформляет: архивную справку, архивную выписку, копии архивных документов; письмо об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес Заявителя; письмо с уведомлением о направлении запроса на исполнение по принадлежности в центральные, муниципальные архивы Республики Башкортостан, другие органы и организации Республики Башкортостан; письмо с мотивированным отказом Заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у Заявителя прав на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.4.8. Подготовленный должностным лицом, ответственным за исполнение запроса, проект ответа Заявителю передается на подпись руководителю.
3.4.9. Подписанный руководителем ответ отправляется по назначению.
3.4.10. В зависимости от способа, выбранного Заявителем, ответ может быть получен им лично (или уполномоченным Заявителем лицом) по месту обращения либо направлен ему посредством почтовой или электронной связи.
Архивная справка, архивная выписка, подписанная электронной цифровой подписью или ее аналогом, может быть направлена Заявителю посредством электронных каналов связи при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью или ее аналогом, позволяющим идентифицировать личность Заявителя.
3.4.11. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и Заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
3.4.12. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.