3.5.1. Результатом работы по исполнению запроса является подготовка следующих информационных документов архива: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений и направление (вручение) их Заявителю.
3.5.2. Организации, исполняющие полученные от Управления и непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений.
3.5.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного центрального, муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью.
Архивные справки должны оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью и подписью руководителя организации.
3.5.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью.
3.5.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.5.6. Подготовку ответов Заявителям осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса.
3.5.7. В зависимости от способа, выбранного Заявителем, ответ может быть получен им лично (или уполномоченным Заявителем лицом) по месту обращения, либо направлен ему посредством почтовой или электронной связи.
Архивная справка, архивная выписка, подписанная электронной цифровой подписью или ее аналогом, может быть направлена Заявителю посредством электронных каналов связи, при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью или ее аналогом, позволяющим идентифицировать личность Заявителя.
3.5.8. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и Заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
3.5.9. Одновременно с направлением запроса на исполнение в соответствующую организацию Управление письменно уведомляет об этом Консульский департамент МИД РФ, за исключением случаев, когда запрос направляется в центральные архивы РБ.
3.5.10. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, высылаются Управлением, центральными архивами Республики Башкортостан, другими организациями по почте простыми письмами непосредственно по адресу Заявителя.
3.5.11. В случае если запрос поступил из МИД РФ, ответы направляются непосредственно по адресу МИД РФ.
3.5.12. Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений Заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД РФ.
3.5.13. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.), предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, направляются организациями в МИД РФ.
3.5.14. В случае исполнения запроса несколькими организациями все полученные от организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии, либо отрицательные ответы Управление с сопроводительным письмом направляет в МИД РФ.
3.5.15. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений, при личном обращении в организацию могут быть выданы Заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.