3.6.1. Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года - международная Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов для стран-участниц Конвенции.
Конвенцией устанавливается специальный знак (штамп), проставляемый на официальных документах, созданных в одном государстве и подлежащих передаче в другое государство, заменяющий процедуру консульской легализации, - апостиль. Документы, заверенные апостилем в одном из государств-участников Конвенции, должны приниматься в другом государстве-участнике Конвенции без каких-либо ограничений.
Конвенция заключена в Гааге 5 октября 1961 года государствами-участниками Гаагской конференции по международному частному праву и открыта для присоединения всех заинтересованных стран.
СССР присоединился к Конвенции 17 апреля 1991 года. Конвенция вступила в силу для Российской Федерации как правопреемницы СССР 31 мая 1992 года.
3.6.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
3.6.3. Управление проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных центральными архивами РБ, иными органами и организациями, расположенными на территории Республики Башкортостан (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
3.6.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями, осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Управление образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
3.6.5. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
3.6.6. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п. 3.6.4, не должен превышать 3 рабочих дня со дня представления документов.
В случае отказа в проставлении апостиля Заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.