3.1.1.2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление запроса в Госархивы.
3.1.1.2.2. Поступление и регистрация запросов (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, присвоение регистрационного номера, проверка истории запроса) осуществляется специалистом Госархива в базе данных "Учет обращений граждан и организаций" (далее - база данных) в день их поступления в Госархив.
3.1.1.2.3. На запросах, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
3.1.1.2.4. Специалист Госархива проверяет наличие в базе данных запросов от данного Заявителя. Если запрос повторный, в правом верхнем углу письма ставится отметка "повторное" и к нему прилагаются все материалы прежних запросов. Не считаются повторными запросами одного и того же автора, но по разным вопросам.
3.1.1.2.5. Запросы, прошедшие регистрацию, в течение рабочего дня направляются руководителю Госархива для подготовки поручений о рассмотрении запросов.
3.1.1.2.6. Результатом административного действия является регистрация запроса и направление его руководителю Госархива.
3.1.1.2.7. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление входящего номера и даты на запросе.