По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией губернатора области, вице-губернатора области - первого заместителя председателя правительства области, заместителей председателя правительства области (далее - руководители правительства области) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 09.04.2021 N 103)
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей правительства области.
Письмо-запрос целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться к респонденту одновременно по нескольким вопросам по разным темам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени правительства области, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в двух случаях:
- если письмо оформляется на должностном бланке;
- если письмо носит конфиденциальный характер и содержит персональное обращение к адресату.
Письмо состоит из следующих основных частей:
- обращение;
- вступление;
- основное содержание;
- заключение.