27. Орган исполнительной власти:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
28. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.
29. Номенклатура дел органа исполнительной власти:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа исполнительной власти и ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) руководителем органа исполнительной власти не позднее 15 декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);
г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).
30. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти.
31. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
32. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
33. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, за исключением информации, доступ к которой ограничен.
34. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
35. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
36. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
37. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.