5. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и документооборота, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;
(в ред. постановления Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)