ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 октября 2009 года N 418
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления Правительства РС(Я) от 04.04.2017 N 105, вступающего в силу со дня опубликования.
____________________________________________________________________
(в ред. постановлений Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547, от 14.01.2015 N 6)
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Правительство Республики Саха (Якутия)
постановляет:
1. Утвердить Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Утратил силу. - Постановление Правительства РС(Я) от 14.01.2015 N 6.
3. Опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации Республики Саха (Якутия).
3. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) Куприянова Ю.С.
(п. 3 в ред. постановления Правительства РС(Я) от 14.01.2015 N 6)
Председатель Правительства
Республики Саха (Якутия)
Е.БОРИСОВ
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Саха (Якутия)
от 15 октября 2009 года N 418
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
(в ред. постановлений Правительства РС(Я)
от 01.11.2011 N 547, от 14.01.2015 N 6)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее - орган исполнительной власти).
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. В качестве языков делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются саха и русский государственные языки и местные официальные языки, которые могут быть употреблены вместе или в отдельности.
4. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
5. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и документооборота, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;
(в ред. постановления Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
(абзац введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
6. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
7. Бланки исполнительного органа государственной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа и занимают площадь (72,8 x 88,6 мм). Реквизиты печатают сверху на русском языке, ниже - на языке саха.
При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля. Реквизиты следует печатать на одном уровне - слева на русском языке, а справа - на языке саха.
(п. 7 в ред. постановления Правительства РС(Я) от 14.01.2015 N 6)
8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 25 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
9. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.
(п. 9 в ред. постановления Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Республики Саха (Якутия);
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица - автора документа;
(пп. "в" в ред. постановления Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
(пп. "л" в ред. постановления Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
(пп. "щ" введен постановлением Правительства РС(Я) от 01.11.2011 N 547)
11. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением в соответствии с законодательством Российской Федерации.
12. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
13. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
14. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
15. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
16. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
