3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве органа власти электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.
Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.
Архивный шифр единицы хранения - условное обозначение, присваиваемое каждой единице хранения электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:
- номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
- номер описи электронных дел;
- номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.
Основной единицей учета электронных документов является единица хранения - электронное дело.
При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).
3.2. Ответственный за архив на основании:
- годового раздела описи дел, документов органа власти;
- акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 18 к Правилам);
- акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 27 к Правилам);
- акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 к Правилам);
- акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 19 к Правилам)