3.1.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса специалисту Госархива, ответственному за его исполнение.
Специалист Госархива организует его исполнение в соответствии с резолюцией директора Госархива.
3.1.1.4.2. Специалист Госархива осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Госархиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов в срок до 2 календарных дней со дня поступления запроса к нему на исполнение.
3.1.1.4.3. Специалист Госархива в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса письменно запрашивает информацию у Заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
3.1.1.4.4. По итогам анализа запроса Специалист Госархива в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса:
- при отсутствии запрашиваемых сведений в Госархиве письменно информирует об этом Заявителя и, при необходимости, о направлении его запроса на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления, организации, в которых может храниться запрашиваемая информация.
3.1.1.4.5. Результатом административного действия является определение:
- степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
3.1.1.4.6. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является определение места хранения архивных документов, выписка архивных шифров или определение адреса, по которому необходимо перенаправить запрос.