3.17. При проведении проверки сметной документации открывается дело по проверке сметной документации. Дела проверки сметной документации относятся к архивным документам постоянного хранения. Их уничтожение, а также исправление и (или) изъятие находящихся в них документов не допускаются. В дело проверки сметной документации помещаются:
а) заявления о проведении проверки сметной документации (первичной и повторной);
б) копия договора;
в) документы, содержащие выводы, сделанные привлеченными на договорной основе к проведению проверки сметной документации организациями и (или) специалистами;
г) заключения проверки сметной документации (первичные и повторные);
д) иные связанные с проведением проверки сметной документации документы (копии документов), определенные законодательством Российской Федерации и организацией по проведению проверки сметной документации.
Формирование архивных материалов осуществляется ответственным за архив специалистом.
Срок архивирования составляет не более 5 дней с момента выдачи заключения о достоверности или недостоверности.
С момента открытия и до передачи в архив ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" дела по проверке сметной документации хранятся по месту их формирования - у специалиста, ответственного за архив, который несет ответственность за их формирование и сохранность.
3.18. Дела по проверке сметной документации подлежат полному оформлению перед помещением их в архив на постоянное хранение. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится специалистом, ответственным за архив. Оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела и описи дел;
внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом.
Ответственность за своевременную передачу дел в архив возлагается на специалиста по приему документации.
Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за архив, согласно описи дел. Количество принятых в архив дел, дата приема-передачи, подписи ответственных за это лиц указываются в конце описи.
3.19. Выдача дел по проверке сметной документации из архива производится по разрешению директора или заместителя директора, в соответствии с распределением полномочий. На выданное дело заводится лист-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам. При выдаче дел сотрудникам ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" производится запись в журнале выдачи дел.
3.20. Изъятие документов из дел по проверке сметной документации допускается в исключительных случаях и производится по письменному разрешению директора или заместителя директора, в соответствии с распределением полномочий, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.
3.21. Повторное проведение проверки сметной документации.
Сметная документация может быть направлена повторно (2 и более раз) на проведение проверки сметной документации после устранения недостатков, указанных в отрицательном заключении (о недостоверности).
Повторное проведение проверки сметной стоимости осуществляется в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом для проведения первичной проверки сметной стоимости.
В случае если недостатки, послужившие основанием для отрицательного заключения (о недостоверности), можно устранить без возврата документов и заявитель не настаивает на их возврате, ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" устанавливает срок для устранения таких недостатков. В этом случае документы, представленные на проведение проверки сметной документации, заявителю не возвращаются. После их доработки заявитель представляет в ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" сметную документацию с внесенными изменениями и справку с описанием этих изменений.
3.22. Ведение реестра выданных заключений и предоставление информации из реестра выданных заключений.
ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" ведет реестр выданных заключений о достоверности или недостоверности. Ответственность за ведение реестра выданных заключений возлагается на ответственного специалиста, ведущего реестр выданных заключений.
Реестр выданных заключений ведется ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" в электронном виде по установленной форме в соответствии с приказом Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 02.07.2007 N 186.
Сведения о конкретном заключении проверки вносятся ответственным специалистом в Реестр ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" в течение трех рабочих дней с момента направления (вручения) заявителю такого заключения.
Внесение в Реестр сведений об оспаривании выданного заключения (наименование и реквизиты акта, на основании которого выданное заключение не подлежит применению) осуществляется в день получения ГБУ РД "Региональный центр Республики Дагестан по ценообразованию в строительстве" такой информации.