2.1. Инициатор с целью проведения сеанса ВКС на основании расписания сеансов ВКС и предварительного согласования с Участниками ВКС определяет свободные дату и время проведения сеанса ВКС и представляет Администратору заявку с указанием даты, времени и продолжительности проведения сеанса ВКС по форме согласно приложению к настоящему Регламенту, но не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты проведения. Заявка направляется в службу технической поддержки Администратора на электронный адрес help@rkomi.ru.
(в ред. Постановления Правительства Республики Коми от 27.01.2017 N 45)
Для целей настоящего Регламента под представлением заявки понимается получение Администратором письма на бумажном носителе посредством почтовой связи или посредством межведомственной системы электронного документооборота органов государственной власти Республики Коми, получение посредством электронной связи на официальный адрес электронной почты Администратора фотокопии письма Инициатора.
2.2. В случае отсутствия у Инициатора узла видео-конференц-связи Инициатор ВКС проводит сеанс ВКС в ближайшем узле видео-конференц-связи при соответствующем согласовании с Администратором.
(в ред. Постановлений Правительства Республики Коми от 27.01.2017 N 45, от 11.08.2022 N 403)
2.3. Получив заявку от Инициатора, Администратор в течение 2 рабочих дней со дня получения регистрирует ее и в течение 1 рабочего дня уведомляет Инициатора и технический персонал ВКС посредством электронной и телефонной связи о возможности (невозможности по причинам, указанным в пунктах 2.4 и 2.5 настоящего Регламента) проведения сеанса ВКС, дате, времени и продолжительности его проведения, а также обновляет информацию в расписании сеансов ВКС.
(п. 2.3 в ред. Постановления Правительства Республики Коми от 27.01.2017 N 45)
2.4. В случае поступления Администратору нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одну и ту же дату и время решение о проведении сеанса ВКС принимается для заявки, поступившей первой, за исключением заявок, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента.
2.5. Сеансы ВКС с участием Главы Республики Коми, Председателя Правительства Республики Коми, заместителей Председателя Правительства Республики Коми, Председателя Государственного Совета Республики Коми, Руководителя Администрации Главы Республики Коми проводятся в любое время в преимущественном порядке. В случае наличия согласованных заявок на сеансы ВКС на указанные дату и время Администратор в течение одного рабочего дня со дня, когда Администратору стало известно о сеансах ВКС с участием лиц, указанных в настоящем пункте, извещает Инициатора и технический персонал ВКС согласованной заявки об отмене запланированного сеанса и согласовывает новые дату и время проведения отмененного сеанса ВКС.
(в ред. Постановления Правительства Республики Коми от 27.01.2017 N 45)
2.6. Организация проведения совещания с использованием Системы ВКС, в том числе информирование Участников ВКС о дате, времени и продолжительности проведения сеанса ВКС, подготовка материалов, презентаций, выступлений, взаимодействие с техническим персоналом ВКС осуществляются назначенными Инициатором должностными лицами, уполномоченными на взаимодействие с Администратором по вопросам подготовки и проведения совещаний в режиме видео-конференц-связи.
(в ред. Постановления Правительства Республики Коми от 11.08.2022 N 403)
2.7. Технический персонал ВКС при получении заявки на сеанс ВКС осуществляет подготовку и техническое сопровождение проведения сеанса ВКС в порядке, установленном Администратором.
При проведении сеанса ВКС с участием Главы Республики Коми, Председателя Правительства Республики Коми и заместителей Председателя Правительства Республики Коми Администратор обеспечивает присутствие технического специалиста в течение всего совещания.