1. После подписания главой города акт передается в протокольную часть документооборота администрации города вместе со всеми прилагаемыми документами. Протокольная часть отдела документооборота регистрирует акт, присваивает ему номер и дату принятия официального акта.
Официальный текст акта с подписью главы города и прилагаемые к акту документы остаются на хранении в протокольной части отдела документооборота до сдачи в государственный областной архив в установленном порядке.
Протокольной частью отдела документооборота формируется информационная база данных, в которую вносятся полный текст акта, а также корректировка текста в случаях внесения изменений и дополнений в ранее изданные акты.
2. Рассылка актов администрации города производится протокольной частью отдела документооборота. Адресаты рассылки определяются листом рассылки, представляемым в протокольную часть структурным подразделения, подготовившим акт.
3. Лист рассылки подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившим акт, и должен учитывать его особенности и включать все заинтересованные структурные подразделения администрации города, предприятия, организации и учреждения, на которые распространяется действие акта, если круг этих субъектов ограничен положениями текста акта.
Обязательно направляются копии актов главы города в надзорные органы (по отдельному списку), а также в городской Совет депутатов и в управление контрольно-организационной и аналитической работы комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
4. Протокольная часть отдела документооборота изготавливает и заверяет своей печатью необходимое количество экземпляров - копий акта. Изготовленные экземпляры не должны содержать изображение подписи главы города. Изготовленные экземпляры учитываются протокольной частью и выдаются под роспись.
5. В определенных случаях протокольной частью изготавливаются выписки из текстов актов. Выписки делаются на специальном бланке и заверяются печатью протокольной части. Изготовленные выписки учитываются протокольной частью.
6. Акты, действие которых распространяется на неопределенный круг субъектов, и акты, затрагивающие права, свободы, обязанности и законные интересы населения города, передаются для опубликования в СМИ.
7. Официальные акты, носящие конфиденциальный характер, рассылке, как правило, не подлежат.