2.5.1. Общие требования
(в ред. Постановления Правительства Республики Хакасия от 08.11.2024 N 666)
2.5.1.1. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами.
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.
2.5.1.2. Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.
2.5.1.3. При подготовке обращений в адрес Президента Российской Федерации необходимо предварительно прорабатывать вопросы, содержащиеся в обращении, с профильными федеральными органами исполнительной власти.
2.5.1.4. Служебное письмо по объему не должно превышать 1 - 2 машинописных страниц, а в случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать 5 страниц.
2.5.1.5. Служебные письма готовятся:
как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы организаций, юридических и физических лиц;
как сопроводительные письма к направляемым документам;
как инициативные письма.
Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов.