3.2. Регистрация обращений в контрольно-аналитическом отделе управления департамента
3.2.1. Все поступающие в департамент письменные обращения граждан регистрируются должностным лицом, ответственным за регистрацию входящих документов в системе электронного документооборота "Обращения граждан" не позднее трех дней с даты их поступления.
(в ред. Приказов Департамента по архитектуре и градостроительству Краснодарского края от 15.06.2015 N 117, от 01.06.2018 N 200)
Информация о персональных данных авторов письменных обращений, и обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.
3.2.2. На первой странице письма (а не на сопроводительных документах к нему) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.
3.2.3. Регистрация обращений осуществляется в пределах календарного года (Приложение 3).
3.2.4. В электронную учетную карточку вносятся:
дата регистрации;
регистрационный номер;
фамилия и инициалы автора обращения и его почтовый адрес (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля). Если почтовый адрес отсутствует, а указан только электронный адрес заявителя, в адресную строку вносится запись: "Без точного адреса";
указывается, откуда поступило обращение (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от заявителя и т.д.), дата, исходящий номер сопроводительного письма;
краткое содержание обращения, которое должно быть четким, отражать его суть.
3.2.5. При регистрации коллективных обращений (обращений, подписанных двумя или более авторами) в электронную учетную карточку вносится первая разборчиво указанная фамилия с припиской "и другие". Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка "коллективное". Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), из которых они поступили (коллектив ОАО "Визит", коллектив СОШ N 1).
3.2.6. Если автор (например Иванов) пересылает обращение через второе лицо (например Петров), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Иванов, Петров.
3.2.7. Если заявитель не указал своей фамилии, то в электронную учетную карточку вносится запись "без подписи".