3.2.1. Все поступающие в департамент письменные обращения граждан регистрируются специалистом общего отдела, ответственным за работу с обращениями граждан, в модуле "Учет писем и обращений граждан" в системе электронного документооборота "Синкопа" с присвоением регистрационного номера в течение трех дней с момента их поступления.
(в ред. Приказа Департамента труда и занятости населения Краснодарского края от 02.12.2015 N 684)
Информация о персональных данных авторов письменных обращений и обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований действующего законодательства о персональных данных.
3.2.2. Регистрация обращений осуществляется в пределах календарного года.
3.2.3. Специалист общего отдела, ответственный за работу с обращениями граждан, для регистрации обращений:
определяет вид обращения (жалоба, предложение, заявление, запрос, не обращение), откуда поступило обращение, кто автор, тематику вопросов, затронутых в обращении, срочность исполнения;
проверяет, информацию о наличии ранее поступивших обращений от данного заявителя за последние 2 года;
вносит предложение по определению исполнителей и по срокам исполнения обращений.
3.2.4. Для присвоения регистрационного номера на каждое обращение заводится электронная регистрационная карточка. В электронную учетную карточку вносятся:
вид обращения (обращение, не обращение, жалоба, предложение, заявление, запрос);
корреспондент;
указывается, откуда поступило обращение (из администрации Краснодарского края, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от заявителя и т.д.), дата, исходящий номер сопроводительного письма;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (в именительном падеже);
почтовый адрес заявителя (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, то при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля). Если почтовый адрес отсутствует, указывается электронный адрес заявителя, в адресную строку вносится запись: "Без точного адреса";
краткое содержание обращения, которое включает в себя, тему обращения, проект поручения руководителя департамента (его первого заместителя, заместителя), исполнителей, срок исполнения, а также информацию о ранее поступивших обращениях от данного заявителя при ее наличии;
способ получения обращения.
3.2.5. При регистрации коллективных обращений в электронную регистрационную карточку вносится первая разборчиво указанная фамилия с припиской "и другие". Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка "коллективное". Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), из которых они поступили (например, "коллектив ОАО "Визит" или "коллектив СОШ N 1").
3.2.6. Если автор (например, Иванов) пересылает обращение через второе лицо (например, Петров), указывая его адрес и не указывая своего, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: "Иванов, Петров".
3.2.7. Если заявитель не указал своей фамилии, то в электронную учетную карточку вносится запись "без подписи".
3.2.8. На обращение, поступившее через модуль "Виртуальная приемная" электронная регистрационная карточка с присвоенным очередным порядковым регистрационным номером заводится автоматически.
3.2.9. Обращение, содержащее в адресной части обращения пометку "лично", регистрируется и рассматривается на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком.
3.2.10. Письма с просьбами о личном приеме руководителем департамента, первым заместителем, либо заместителями регистрируются как обычные обращения.
3.2.11. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
3.2.12. После регистрации обращения в системе электронного документооборота на первой странице письма в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте делается отметка в виде штрих-кода с регистрационным номером и датой регистрации. На сопроводительных документах данная отметка не ставится.
В случае если обращение подлежит возврату, данная отметка проставляется на копии обращения.
3.2.13. В случае если в качестве обратного адреса заявителя указан только адрес электронной почты и имеются основания полагать, что указанного заявителем адреса электронной почты не существует, специалистом общего отдела, ответственным за работу с обращениями граждан, на указанный в обращении адрес электронной почты направляется письмо с текстом следующего содержания:
"Ваше обращение получено. Ответ будет направлен Вам в срок, установленный Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
При получении уведомления от электронной почтовой службы о невозможности отправить указанное письмо специалистом общего отдела, ответственным за работу с обращениями граждан, данное письмо распечатывается и прикладывается к регистрационной карточке документа, в содержании которой указывается: