3.8.1. Поступившие в течение календарного года обращения и ответы заявителям хранятся в общем отделе департамента.
3.8.2. Рассмотренное письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, комплектуются в отдельное дело в следующей последовательности:
регистрационная карточка с поручением о рассмотрении обращения;
письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);
копия ответа автору, а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, информация о продлении срока рассмотрения;
материалы проверки по обращению (если она проводилась);
опись документов, на основании которых был подготовлен ответ заявителю.
3.8.3. Материалы рассмотрения письменных обращений граждан и устных обращений, поступивших по телефону департамента, хранятся отдельно, формируются в папках в хронологическом порядке, исходя из номера и даты регистрации.
3.8.4. Папки с материалами о рассмотрении обращений хранятся в общем отделе, у специалиста общего отдела, ответственного за работу с обращениями граждан, за 3 последних календарных года, включая текущий год. По истечении указанного срока хранения папки с материалами рассмотрения обращений передаются специалисту, ответственному за архив, для организации переплетных работ и хранения в архиве.
3.8.5. Срок хранения обращений граждан с материалами по их рассмотрению - 5 лет. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.