3.1.1. Основание для начала организации рассмотрения обращений граждан - поступление в департамент письменного обращения (в том числе в электронной форме).
3.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем, его представителем, посредством личного обращения, либо направления по почте, фельдъегерской или специальной связью, телеграфу, телефону, на личном приеме, либо с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (далее - в электронной форме) через "виртуальную приемную" официального сайта департамента http:\\www.kubzan.ru, http:\\работа-на-кубани.рф, напрямую на адрес электронной почты департамента dgsz@krasnodar.ru или через информационный портал "Работа в России" с адреса электронной почты feedback@regiontrud.ru.
3.1.3. Все принятые обращения передаются в общий отдел для регистрации.
3.1.4. Специалист общего отдела, обрабатывающий входящую корреспонденцию, в день поступления:
проверяет ее на безопасность вложения. При обнаружении подозрительного почтового отправления (большая масса, смещение центра тяжести, наличие масляных пятен, необычный запах, особенности оформления и другое) сообщает об этом немедленно начальнику общего отдела;
определяет после вскрытия конверта, что в него вложено: служебное письмо или обращение. Обращения с конвертом передаются специалисту общего отдела, ответственному за работу с обращениями граждан.
3.1.5. Специалист общего отдела, ответственный за корреспонденцию, поступающую в департамент по каналам электронной и факсимильной связи, в день поступления передает полученное обращение специалисту общего отдела, ответственному за работу с обращениями граждан.
3.1.6. В случае если обращение поступило на факс или электронную почту другого структурного подразделения департамента, специалист данного структурного подразделения передает его на бумажном носителе в день поступления специалисту общего отдела, ответственному за работу по обращениям граждан.
3.1.7. Письменные обращения, доставленные в департамент автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются специалистом общего отдела, ответственным за работу с обращениями граждан. По просьбе заявителя, или его представителя, в его присутствии на копии обращения проставляется отметка о поступлении обращения в департамент с указанием даты поступления, количества листов обращения и контактного телефона общего отдела.
3.1.8. Все поступающие в департамент письменные обращения в течение дня передаются специалисту общего отдела, ответственного за работу с обращениями граждан, для регистрации.
3.1.9. Специалист общего отдела, ответственный за работу с обращениями граждан, определяет готовность поступивших по почте обращений к регистрации:
проверяет наличие письменных вложений к обращению;
составляет акт (приложение N 6), если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором или описью документов;
составляет акт (приложение N 7) на письмо, к которому прилагаются денежные знаки, кроме изъятых из обращения, ценные бумаги, оригиналы документов (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и другие);
прикладывает текст "письменного обращения к адресату нет" к конверту (или вложенным материалам, если они имеются), в случае отсутствия текста обращения;
прикладывает конверт к тексту обращения, который хранится вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения.
3.1.10. Специалист общего отдела, ответственный за работу с обращениями граждан, определяет готовность к регистрации обращений, поступивших по каналам электронной и факсимильной связи.
Требования к оформлению обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, аналогичны требованиям к письменным обращениям.
3.1.11. Обработка обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной и электронной связи, осуществляется аналогично письменным обращениям.