3.2.1. Основанием для начала административной процедуры предоставления государственной услуги является поступление обращения заявителя в архивный отдел.
3.2.2. Обращение может поступить от заявителя лично, по факсимильной связи, почте, электронной почте, на официальный сайт, из многофункционального центра, с использованием Единого портала, регионального портала.
3.2.3. Должностное лицо, ответственное за получение корреспонденции, в течение одного дня с момента приема обращения, поступившего почтой:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту ошибочно поступившие в архивный отдел (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие обращений и документов к ним, к обращению прилагает конверт;
составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится у должностного лица, второй передается исполнителю, рассматривающему данное обращение.
3.2.4. Должностное лицо, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом руководителю архивного отдела.
3.2.5. Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя руководителя архивного отдела, передается адресату невскрытым.
3.2.6. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, руководитель передает его на регистрацию должностному лицу.
3.2.7. По просьбе заявителя при его личном обращении в архивный отдел на копии или втором экземпляре обращения должностное лицо делает отметку о дате приема обращения, количестве принятых листов и сообщает телефон для справок по обращениям заявителей.
3.2.8. Обращение, поступившее по факсимильной связи, из многофункционального центра, принимается должностным лицом и регистрируется в общем порядке.
3.2.9. При поступлении обращения по электронной почте, на официальный сайт должностное лицо в течение одного дня с момента получения обращения проверяет правильность адресования обращения, возвращает заявителю ошибочно поступившие (не по адресу) обращения, открывает файлы, проверяет наличие обращения и документов к нему.
3.2.10. При обращении на официальный сайт, по электронной почте заявитель должен подтвердить имеющееся у него право на получение запрашиваемых сведений путем предоставления в электронной форме копий документов, указанных в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
3.2.11. Заявитель вправе направить обращение и документы к нему в электронном виде с использованием Единого портала, регионального портала.
3.2.12. Обращения, поступившие в форме электронных документов, распечатываются и в дальнейшем работа с ними ведется в порядке, установленном Регламентом для письменных обращений.
3.2.13. Результатом данной административной процедуры является подготовка поступившего обращения к регистрации.