10.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 5).
10.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование - телеграмма;
отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);
адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;
текст;
исходящий номер и дата;
подпись;
отметка об исполнителе.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала заглавным шрифтом без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".
В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя (ул. Коммунистическая, 19, Волгоград, 400005), наименование организации (Минсельхоз Волгоградской области), исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.
10.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
10.4. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений министерства, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
10.5. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.
10.6. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются специалистом (дежурным) министерства.
При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.