1. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, учет, предварительную проверку хода исполнения, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.
2. В секторе делопроизводства и документооборота на контрольный учет ставятся:
документы, поставленные на контроль министром;
обращения граждан;
поручения Губернатора или Правительства Волгоградской области, отданные министерству в соответствующих постановлениях и распоряжениях;
поручения Губернатора, Председателя Правительства, заместителей Губернатора Волгоградской области, отданные во всех видах входящих документов;
документы, переадресованные в министерство на исполнение;
запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области.
3. При постановке поручения на контроль на документе делается отметка о контроле. В системе электронного документооборота проставляется соответствующая отметка с указанием даты постановки на контроль, сроков исполнения, исполнителей поручения.
4. Контроль исполнения поручений осуществляется сектором делопроизводства и документооборота.
5. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в министерство. Сроки исполнения поручений определяются министром исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
6. При постановке документа на контрольный учет дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до установленного срока исполнения документа либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.
7. При необходимости продления срока исполнения поручения Губернатора или Правительства Волгоградской области исполнитель представляет на имя Губернатора Волгоградской области справку о продлении срока исполнения по форме согласно приложению 6 с мотивированной просьбой о его продлении не позднее 5 дней до истечения установленного срока.
Сроки исполнения срочных поручений, обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не продлеваются.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации не допускается.
8. Поручение Губернатора или Правительства Волгоградской области считается исполненным и снимается с контроля после фактического его исполнения в полном объеме, документированного подтверждения исполнения справкой об исполнении по форме согласно приложению 7.
9. Снятие документа с контрольного учета осуществляет заведующий сектором делопроизводства и документооборота после положительного результата проверки поступивших документов, в том числе отправляемых (исходящих) документов, подписанных уполномоченным лицом и свидетельствующих о полном исполнении контрольного документа в установленный срок.