7.1. В архив министерства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
При этом передача в архив министерства личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровой службой министерства, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области.
Передача документов в архив министерства производится по утвержденным описям дел.
7.2. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив министерства не подлежат и хранятся в структурных подразделениях министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.3. Передача дел в архив министерства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за архив, и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.
7.4. Прием дел производится лицом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив министерства, и лица, передавшего дела).
7.5. Дела и описи на сдаваемые документы передаются в архив министерства руководителями структурных подразделений со справкой, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив министерства.
7.6. Ответственность за сохранность документов при сдаче их в архив министерства несет руководитель структурного подразделения, передающий документы.
7.7. При упразднении структурного подразделения министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения, или в архив министерства, независимо от сроков хранения.
При этом передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.
7.8. При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) министерства лицо, ответственное за архив, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного министерства, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).
7.9. При ликвидации министерства лицо, ответственное за архив, в период проведения ликвидационных мероприятии формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает - по основной деятельности в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области".
Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.