3.4.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.4.2. Исполненные электронные документы формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
3.4.3. Место хранения электронных документов в системе электронного документооборота до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в министерстве программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Волгоградской области органа исполнительной власти в области архивного дела.
3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
3.4.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота службой делопроизводства.
3.4.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.
3.4.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.
3.4.8. Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.