4.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
4.2. Для проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемая министром.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством лица, ответственного за архив.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив министерства;
- отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях министерства;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
4.3. По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела министерства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел производится лицом, ответственным за архив, в структурных подразделениях министерства сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу.
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет) срока хранения.
Полное оформление дела предусматривает следующее:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
- нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела согласно приложениям 10 - 12;
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.