9.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области.
9.2. Служебные письма готовятся как:
отчеты об исполнении поручений Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, первого заместителя председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области;
исполнение поручений Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, первого заместителя председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области по обращениям граждан;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Правительства Волгоградской области, Губернатора Волгоградской области;
ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
инициативные письма.
9.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.
9.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.
9.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
9.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("министерство сельского хозяйства Волгоградской области не считает возможным...", "Департамент предлагает рассмотреть возможность..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
9.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.