(в ред. приказа министерства сельского хозяйства Волгоградской обл. от 21.06.2013 N 142)
1. Работа по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в министерстве осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее именуется - Федеральный закон N 59-ФЗ).
(п. 1 в ред. приказа министерства сельского хозяйства Волгоградской обл. от 21.06.2013 N 142)
2. Поступившие письменные обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее именуются - обращения), после проверки правильности доставки и целостности вложений регистрируются в секторе делопроизводства и документооборота и передаются для рассмотрения министром, первым заместителем, заместителями министра.
(п. 2 в ред. приказа министерства сельского хозяйства Волгоградской обл. от 21.06.2013 N 142)
3. Обращения регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.
Поступившие обращения регистрируются в журнале регистрации обращений граждан, и создается карточка регистрации обращений граждан.
В штампе регистрации проставляется номер и дата поступления обращения.
Обращение подлежит обязательной регистрации в день их поступления в министерство.
4. Переадресация обращения исполнителю происходит в течение семи дней со дня его регистрации с обязательным уведомлением автора обращения.
5. Срок исполнения обращения гражданина может быть установлен в тексте поручения или в тексте резолюции должностного лица и не может превышать 30 дней со дня регистрации.
6. В исключительных случаях и в случаях проведения специальной проверки, истребления дополнительных материалов министр вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю.
Если обращение поступило из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, исполнитель обязан уведомить гражданина, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения и копию уведомления представить в отдел по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
7. Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков и качество исполнения обращения.
Все движение контролируемого документа, передача его от одного исполнителя к следующему, срок исполнения, срок переноса рассмотрения обращения отмечается в карточке регистрации обращений граждан.
Текст ответа должен содержать исчерпывающую, четкую информацию на все поставленные в обращении вопросы (в случае необходимости со ссылкой на нормы закона).
8. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет сектор делопроизводства и документооборота.
9. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, обеспечивает подготовку письменного ответа и его подписание у министра либо руководителя структурного подразделения министерства, которому обращение было направлено на рассмотрение.
10. Ответы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, аппараты Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации на обращения, поступившие из вышеперечисленных организаций с контролем, готовятся ответственным исполнителем либо сотрудниками структурных подразделений министерства за подписью Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства, первых заместителей, заместителей председателя Правительства Волгоградской области.
11. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения, подписанный ответ передает в сектор делопроизводства и документооборота для отправки.
12. Ответ заявителю может быть дан в устной форме с согласия заявителя при личной встрече с ним исполнителя, о чем указывается в справке по результатам рассмотрения обращения.
13. Ответ на письменное обращение не дается в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона N 59-ФЗ.
14. Обращение считается исполненным после фактического выполнения поручения, направления ответа гражданину и, если требуется, организации, из которой поступило обращение, и снятия его с контроля руководителем.
Оригиналы рассмотренных обращений со всеми относящимися к ним материалами и копиями письменных ответов на обращения передаются в сектор делопроизводства и документооборота для снятия их с контроля и хранения.
15. Обращения, поступившие в министерство области по информационным системам общего пользования и переданные на личном приеме, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим разделом инструкции.