1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров), А6 (105 x 148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
1.3. В министерстве используются следующие виды бланков:
бланк письма министерства с угловым расположением реквизитов;
бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;
бланк приказа министерства;
бланк Министра сельского хозяйства Волгоградской области для резолюций и поручений (образцы бланков приведены в приложении 1).
1.4. Типографским способом изготавливаются следующие виды бланков с воспроизведением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки):
бланк письма министерства с угловым расположением реквизитов;
бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;
бланк приказа министерства;
бланк Министра сельского хозяйства Волгоградской области для резолюций и поручений.
На вышеперечисленных гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.
1.5. Организация работы по изготовлению гербовых бланков типографским способом и выдача поступивших бланков возлагается на организационно-аналитический отдел.
1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом, ведется их учет как документов строгой отчетности. В министерстве ответственность за учет гербовых бланков возлагается на организационно-аналитический отдел. Учет гербовых бланков осуществляется в журнале учета поступления гербовых бланков (приложение 2).
Уполномоченные лица структурных подразделений министерства получают гербовые бланки в организационно-аналитическом отделе под роспись в журнале выдачи бланков.
1.7. Гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и за правильность их использования несут уполномоченные лица структурных подразделений министерства.
Испорченные и невостребованные гербовые бланки, изготовленные типографским способом, возвращаются в организационно-аналитический отдел для их списания и уничтожения по акту.