3.1. Все входящие документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются сектором делопроизводства и документооборота в системе электронного документооборота. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.
Передача документов министру, его первому заместителю, заместителям министра без регистрации в секторе делопроизводства и документооборота не допускается.
Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, обращения граждан.
На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
3.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:
индекса министерства в АСЭД (18);
порядкового номера поступающего (входящего) документа.
Например: 18/4490.
3.3. В целях учета и поиска документов при его регистрации в системе электронного документооборота вносится следующая информация:
регистрационный номер;
дата регистрации;
кому адресован документ;
номер документа;
дата документа;
вид доставки документа;
тип документа;
количество экземпляров;
количество листов;
состав приложения;
адресант;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
краткое содержание документа;
сведения о документах, связанных с ним;
индекс дела.
3.4. Зарегистрированные в системе электронного документооборота документы доставляются сотрудниками сектора делопроизводства и документооборота в приемные 15 ч 00 мин.
Документы с отметкой "Срок!" доставляются незамедлительно в отдельной папке под подпись в реестре с указанием даты и времени передачи.
Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления в сектор делопроизводства и документооборота до момента передачи его в приемную министра, первого заместителя, заместителей министров должно составлять не более одного часа.
Срочная корреспонденция, поступившая после 17 ч 30 мин., доставляется специалисту (дежурному) министерства.