5.1. Корреспонденция, поступившая в министерство, должна рассматриваться министром, первым заместителем, заместителями министра в день ее доставки.
Документы с отметкой "Срок!" передаются сотрудникам приемных на рассмотрение министром, первым заместителем, заместителями министра немедленно.
5.2. Указания по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.
Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.
Указание об исполнении документа дается одному должностному лицу. Если указание об исполнении дается нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом (головным исполнителем) является должностное лицо, указанное в резолюции первым, остальные лица - соисполнителями.
5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного подписания резолюции по документу у министра заместитель министра - начальник департамента управления делами согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.
5.4. Документы с отметкой "Срок!" доводятся департаментом управления делами до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения министерства или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.
Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа.
5.5. Передача документов министру, первому заместителю, заместителям министра без регистрации в секторе делопроизводства и документооборота не допускается.
5.6. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями министерства, передаются им одновременно в копиях.
5.7. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения министерства в другое в случае переадресования производится только через сектор делопроизводства и документооборота с внесением соответствующих пометок в системе электронного документооборота по договоренности между руководителями структурных подразделений министерства с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.