6.1. Все документы направляются для исполнения в структурные подразделения министерства и подведомственные учреждения области через сектор делопроизводства и документооборота.
6.2. Структурные подразделения министерства или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).
Руководители структурных подразделений министерства организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится в день их поступления в структурное подразделение министерства.
6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то головной исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.
Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
6.4. Сотрудники структурных подразделений министерства в процессе исполнения входящего документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в министерстве;
согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;
представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителя;
регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.
6.5. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
6.6. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших в министерство, несут руководители и сотрудники структурных подразделений министерства.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.