1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда министерства.
Документальный фонд министерства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд министерства составляют документы, созданные в министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
1.4. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о министерстве, регламента министерства, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность министерства, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности министерства.
1.5. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений согласно приложению 8 и номенклатура дел министерства (сводная номенклатура дел) согласно приложению 9.
1.6. Номенклатура дел структурного подразделения министерства составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем структурного подразделения и передается в сектор делопроизводства и документооборота.
Вновь созданное структурное подразделение министерства в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает ее с лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем структурного подразделения и передается в сектор делопроизводства и документооборота.
1.7. Сводная номенклатура дел министерства составляется сектором делопроизводства и документооборота на основе номенклатур дел структурных подразделений.
1.8. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения министерства оказывают лицо, ответственное за архив, и экспертная комиссия министерства (далее - ЭК).
1.9. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры Волгоградской области (далее - ЭПМК).
1.10. Сводная номенклатура дел министерства, подписанная заместителем министра - начальником департамента управления делами, утверждается министром после согласования с ЭК, не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
1.11. В случае изменения функций и структуры министерства сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.
1.12. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й - направляется в ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является министерство); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом, используются как рабочие экземпляры в службе делопроизводства и в архиве.
1.13. Номенклатура дел министерства составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного министерством цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной (профильной) деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); министерства, структурного подразделения министерства (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.