9.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
9.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются сектором делопроизводства и документооборота департамента управления делами и представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов).
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в министерство и созданных им за определенный период времени.
9.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в секторе делопроизводства и документооборота.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.