Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, приказы, письма, докладные, служебные записки и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, акты и другое), события, зафиксированные в документе (протокол).
Документы, издаваемые совместно двумя или более органами управления, следует оформлять единой датой. В случае невозможности определения единой даты датой совместного документа является дата более поздней подписи.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и другое).
Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.07.2013 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений).
Допускается дату документа оформлять словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже. Например: 8 сентября 2012 года, 25 августа 2013 года.
Словесно-цифровой способ оформления даты используется в текстах правовых актов и в документах финансового характера.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и выполнением, должны быть датированы.