9.5.1. В архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края передаются дела с выполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача осуществляется по утвержденным описям дел в соответствии с планом работы.
В администрации Краснодарского края дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
9.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются установленным порядком.
9.5.3. Прием дел производится работником архива исполнительного органа государственной власти Краснодарского края в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива исполнительного органа государственной власти Краснодарского края и лица, передавшего дела).
9.5.4. При ликвидации органа исполнительной власти Краснодарского края включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в ГКУ КК "Крайгосархив", а документы по личному составу - в ГКУ КК "Архив документов по личному составу Краснодарского края".
При реорганизации органа исполнительной власти Краснодарского края документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого органа исполнительной власти Краснодарского края. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
(п. 9.5.4 в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
9.5.5. По истечении установленного срока ведомственного хранения (10 лет) дела постоянного хранения по акту передаются в ГКУ КК "Крайгосархив" (приложение N 48).
Документы по личному составу, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Сроки временного хранения документов по личному составу определяются в соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
(п. 9.5.5 в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
9.5.6. При смене работника, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение N 46).
Для приема-передачи дел приказом исполнительного органа государственной власти Краснодарского края создается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается лицо, ответственное за делопроизводство.
9.5.7. При приеме-передаче дел необходимо проверить:
наличие и состояние документов архива с оформлением акта;
наличие и состояние учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел, номенклатур дел, журнала выдачи дел во временное пользование и другое);
наличие и состояние противопожарного и охранного оборудования;
условия хранения документов.