9.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
9.3.2. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом исполнительного органа государственной власти Краснодарского края создается постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утвержденного руководителем этого органа власти. Положение об ЭК до его утверждения согласовывается с ГКУ КК "Крайгосархив".
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Краснодарского края работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК исполнительного органа и работниками, ответственными за архив.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов и дел временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 и (или) ведомственного перечня, а также утвержденной номенклатуры дел.
Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.
Подшивка или переплет дел производятся только после проведения экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.3.3. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел проводится работниками управления делами и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Краснодарского края при методической помощи и под контролем архива исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в папках-скоросшивателях, при этом листы дела не нумеруются, не проводится пересистематизация документов в деле.
Обложка дела оформляется по установленной форме, образец которой приведен в приложении N 40 к Инструкции. На обложке дела помещаются следующие реквизиты:
наименование исполнительного органа государственной власти Краснодарского края и структурного подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты помещенных в дело документов;
количество листов в деле;