6.7.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений устанавливается Регламентом электронного делопроизводства, утверждаемым нормативным правовым актом главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
6.7.2. Прием электронных писем в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края и отправка электронных писем осуществляются отделом служебной переписки управления делами, а в органах исполнительной власти - службой делопроизводства.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
6.7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края. Документы, поступающие в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
6.7.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
6.7.5. Отправляемый посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Приложения к отправляемому электронному документу в виде схем, таблиц предоставляются на DVD (CD)-дисках, USB-накопителях с указанием наименования файла.
Для получения почты большого объема посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" получатель предоставляет DVD (CD)-диски, USB-накопители.
6.7.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края в соответствии с Инструкцией службой делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
N п/п | Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1 | 2 | 3 |
1. | Адресант | полное официальное и сокращенное наименование органа, организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. | Адресат | полное официальное и сокращенное наименование органа, организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (реквизит "Адресат") |
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | в соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. | Вид документа | в соответствии с указанием вида документа на бланке или на основании оценки содержания документа |
5. | Дата документа | в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. | Номер документа | в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. | Дата поступления документа | дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. | Входящий номер документа | номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. | Наименование текста | краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
11. | Индекс дела | индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. | Сведения о переадресации документа | на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по выполнению") |
13. | Количество листов основного документа | количество листов основного документа |
14. | Количество приложений | количество приложений |
15. | Общее количество листов приложений | общее количество листов приложений |
16. | Указания по выполнению документа | резолюция (поручение руководителя), определяющая характер выполнения документа и срок выполнения |
17. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | должность, фамилия и инициалы исполнителя |
18. | Отметка о конфиденциальности | отметки "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие |
6.7.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота службой делопроизводства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного в установленном порядке, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением финансовых документов и ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.