Недействующий

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ (с изменениями на: 30.03.2018)


 6.7. Электронное письмо (сообщение)


6.7.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений устанавливается Регламентом электронного делопроизводства, утверждаемым нормативным правовым актом главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

6.7.2. Прием электронных писем в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края и отправка электронных писем осуществляются отделом служебной переписки управления делами, а в органах исполнительной власти - службой делопроизводства.

(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)

6.7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края. Документы, поступающие в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

6.7.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

6.7.5. Отправляемый посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Приложения к отправляемому электронному документу в виде схем, таблиц предоставляются на DVD (CD)-дисках, USB-накопителях с указанием наименования файла.

Для получения почты большого объема посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" получатель предоставляет DVD (CD)-диски, USB-накопители.

6.7.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края в соответствии с Инструкцией службой делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п

Наименование сведений о документе

Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку

1

2

3

1.

Адресант

полное официальное и сокращенное наименование органа, организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

2.

Адресат

полное официальное и сокращенное наименование органа, организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (реквизит "Адресат")

3.

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

в соответствии с реквизитом "Подпись"

4.

Вид документа

в соответствии с указанием вида документа на бланке или на основании оценки содержания документа

5.

Дата документа

в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует

6.

Номер документа

в соответствии с номером, присвоенным документу автором

7.

Дата поступления документа

дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)

8.

Входящий номер документа

номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)

9.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите

10.

Наименование текста

краткое содержание документа (заголовок к тексту)

11.

Индекс дела

индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа

12.

Сведения о переадресации документа

на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по выполнению")

13.

Количество листов основного документа

количество листов основного документа

14.

Количество приложений

количество приложений

15.

Общее количество листов приложений

общее количество листов приложений

16.

Указания по выполнению документа

резолюция (поручение руководителя), определяющая характер выполнения документа и срок выполнения

17.

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

должность, фамилия и инициалы исполнителя

18.

Отметка о конфиденциальности

отметки "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие


6.7.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота службой делопроизводства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного в установленном порядке, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением финансовых документов и ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.