6.4.1. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и другого.
Материалы к обсуждению представляются исполнительными органами государственной власти Краснодарского края, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 - 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями (заместителями руководителя) органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края.
Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников соответствующих структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, готовивших вопросы к обсуждению.
Срок подготовки протокола, как правило, не должен превышать 5 дней. Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель (заместители руководителя) исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.
6.4.2. В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края в отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который близко к тексту передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
6.4.3. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке исполнительного органа государственной власти Краснодарского края формата А4 и имеют следующие реквизиты:
отметка о конфиденциальности (при необходимости) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции;
наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается полужирным шрифтом N 14 от верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов в том случае, если заседание (совещание) происходило не в установленном (обычном) месте; отделяется двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами от реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него горизонтальной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - оформляются цифровым способом и отделяются двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами от предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания;
текст;
подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря.
6.4.4. Текстовая часть протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной и печатается с одинарным межстрочным интервалом.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали (если число присутствующих на заседании (совещании) превышает 15 человек, фамилии не перечисляются, а указывается их численность, делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается));
повестка дня (рассматриваемые вопросы указываются в порядке их значимости);
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный межстрочный интервал.
Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля с абзацного отступа, нумеруются арабскими цифрами и подчеркиваются одной чертой после последней строки.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: