9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Краснодарского края.
9.2.3. Дела со дня их заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После выполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней.
9.2.4. Архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края оказывает методическую помощь работникам структурных подразделений в вопросах формирования дел.
9.2.5. В каждом структурном подразделении определяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Руководители структурных подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
9.2.6. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
9.2.7. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится перед их передачей в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, работника, ответственного за архив, при реорганизации и ликвидации исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение N 39).
В случае утраты документов и дел проводится служебное разбирательство, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 07.07.2017 N 500)
9.2.8. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
9.2.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Краснодарского края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9.2.10. Управление делами (служба делопроизводства) осуществляет контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Краснодарского края.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
9.2.11. Документы группируются в дела в зависимости от срока хранения (постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
в дело помещаются исполненные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре;
в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело группируются документы одного календарного года (исключения составляют переходящие дела, личные дела);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
в дело помещаются факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях, для обеспечения сохранности с факсограмм предварительно изготавливают ксерокопии;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями;
не допускается помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;