В Инструкции используются следующие основные понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
входящий документ - документ, поступивший в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, помещенные в отдельную обложку;
деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу);
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения, отправки и (или) помещения в дело;
документальный фонд исполнительного органа государственной власти Краснодарского края - совокупность документов, образующихся в рамках осуществления деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;
контроль выполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное выполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, наносимое на его обложку;
нормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - нормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и направленный на урегулирование общественных отношений либо изменение или прекращение существующих правоотношений. Нормативный правовой акт содержит правовую норму;
ненормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - ненормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и не содержащий правовой нормы;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края и созданных им за определенный период;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных соответствующими нормативными правовыми актам Российской Федерации, Краснодарского края;
подлинник документа - первый или единичный экземпляр документа;
правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение и распространяющееся на неопределенный круг лиц;
проект нормативного правового акта - документ, содержащий текст проекта нормативного правового акта и внесенный в установленном порядке на рассмотрение правотворческого органа края, правомочного принимать, изменять и отменять нормативные правовые акты в соответствии с установленной компетенцией;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;