9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, который составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края и полученные им в результате взаимодействия с другими органами власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел составляется на основе изучения документов, регламентирующих деятельность исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, его структурных подразделений (положение, регламент), а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.
9.1.2. Сводная номенклатура дел разрабатывается в администрации Краснодарского края управлением делами, в органах исполнительной власти Краснодарского края - службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - ЭК) и с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления архивов министерства культуры Краснодарского края и утверждается в администрации Краснодарского края управляющим делами администрации Краснодарского края, в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителем органа исполнительной власти. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложении N 37 к Инструкции.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
Номенклатура дел структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Краснодарского края составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делами (службу делопроизводства). Образец формы номенклатуры дел структурного подразделения приведен в приложении N 38 к Инструкции.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.
9.1.3. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается в администрации Краснодарского края управляющим делами администрации Краснодарского края, в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителем органа исполнительной власти и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
9.1.4. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее трех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами (службы делопроизводства). Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий передается в ГКУ КК "Крайгосархив".
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
9.1.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления архивов министерства культуры Краснодарского края не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Краснодарского края номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
9.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или направлений деятельности. Расположение разделов в сводной номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Краснодарского края соответствует утвержденной индексации его структурных подразделений. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе заголовки дел с грифом "Для служебного пользования", а также заголовки дел, содержащих электронные документы (в графе "Примечания" делаются отметки "ДСП", "ЭД").
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные индексы дел.
9.1.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индексы обозначаются парами арабских цифр. Например: "05-12", где 05 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер заголовка дела, или "14.02-05", где 14 - индекс структурного подразделения, 02 - порядковый номер (индекс) отдела внутри структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.
9.1.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Не допускаются неконкретные формулировки: "Разные материалы", "Общая переписка" и так далее.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
наименование вида документа (переписка, журнал и так далее) или их разновидностей (протоколы, распоряжения и так далее);
автор документа;
наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;