Документ утверждается уполномоченным должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, выравнивается по левому краю и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
главы администрации (губернатора)
Краснодарского края
(подпись) И.О. Фамилия
28 июля 2013 года
Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 9 см.
При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ) печатается прописными буквами и отделяется от последующего текста реквизита двумя межстрочными интервалами.
Например, при утверждении состава комиссии:
УТВЕРЖДЕН
постановлением главы администрации
(губернатора) Краснодарского края
или при утверждении положения:
УТВЕРЖДЕНО
приказом департамента
потребительской сферы Краснодарского края
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.