7.5.1. Ответственность за составление и оформление документа, согласование с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края (внутреннее согласование) возлагается на ответственного исполнителя документа (структурное подразделение администрации Краснодарского края или должностное лицо).
До представления на подпись составитель проверяет правильность оформления документа, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, заявки на рассылку.
7.5.2. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в приемной руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, подписавшего документ.
Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленных Инструкцией требований к подготовке служебной корреспонденции.
7.5.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
7.5.4. При регистрации исходящей документации в автоматизированной программе в электронную регистрационную карточку вносятся необходимые реквизиты регистрации.
Номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле, согласно пунктам 3.2.6 и 3.2.7 Инструкции.
Отметка о дате и номере на исходящем документе проставляется рукописным способом печатными, четко читаемыми буквами и цифрами или с помощью штрих-кода.
(абзац введен Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
7.5.5. Исходящие документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами и этикетными фразами регистрируются под одним номером и имеют единый экземпляр приложения(-й).
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.07.2016 N 555)
Форма журнала учета исходящей (отправляемой) корреспонденции приведена в приложении N 30 к Инструкции.
7.5.6. Документы, подготовленные в структурных подразделениях администрации Краснодарского края и подлежащие отправке по почте, поступают в отдел служебной переписки управления делами в конверте с обязательным указанием адресата, исходящего номера и с реестром (приложение N 31).
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
На исходящие документы заказного характера также составляется реестр, на котором проставляется отметка работников почтового отделения связи и который остается в отделе служебной переписки управления делами (службе делопроизводства органа исполнительной власти Краснодарского края) для финансового отчета.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
Реквизит "Адресат" оформляется в соответствии с пунктом 3.2.11 Инструкции. На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа реестру. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
7.5.7. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь.
По фельдъегерской связи осуществляется отправка корреспонденции только за подписью главы администрации (губернатора) Краснодарского края и заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, направляемой в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, и с пометкой "Срочная" (по согласованию с управляющим делами или первым заместителем, заместителем управляющего делами администрации Краснодарского края).
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
7.5.8. В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции через отдел служебной переписки управления делами ее необходимо сдавать для обработки не позднее 13.00 с понедельника по четверг и до 12.00 в пятницу и предпраздничные дни.
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
Документы для выполнения, которые разложены по ячейкам и папкам в отделе служебной переписки управления делами, уполномоченным должностным лицам следует забирать не реже одного раза в день с обязательной отметкой о получении в соответствующем журнале.