Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. При употреблении единиц измерения и кавычек, упоминании географических наименований, наименований должностей и органов государственной власти, организаций, при написании терминов должен учитываться принцип единообразия. В тексте документа следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение N 47).
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: "постановляю..."; "прошу рассмотреть вопрос... "; "предлагаю...";
3-го лица единственного числа: "администрация Краснодарского края осуществляет функции... "; "управление делами считает необходимым..."; "министерство не считает возможным... ".
(в ред. Постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28.08.2014 N 915, от 28.07.2016 N 555)
В протоколах глаголы, как правило, употребляются в форме прошедшего времени множественного числа: "слушали... "; "выступили... "; "решили...".
В текстах совместных документов глаголы употребляют в форме 1-го лица множественного числа ("приказываем... ") или прошедшего времени множественного числа ("постановили...").
Реквизит "Текст" отделяется от наименования (заголовка) документа двумя тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 (в таблице допускается N 12) с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине текстового поля.
Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 см.
При оформлении текста документа не допускается:
разбивать по разным строкам составные части написания даты и номера правового акта, инициалы и фамилию, числовые значения и их единицы измерения и так далее;
начинать строку со знака "тире";
подчеркивать слова и предложения;
использовать курсив для выделения текста и его элементов;
отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;
заканчивать страницу заголовком (после него должно быть несколько строк текста).
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Структура документа обусловлена его видом.
Реквизит "Текст" может быть представлен в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти и управления, указываются наименование вида документа, наименование органа (должности лица), издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант по форме: "(далее -...)", который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: "(далее также -...)", то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименования.
Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом:
в феврале 2013 года; в первом полугодии (I полугодии) 2012 года; в первом квартале 2013 года; с 1999 года по 2001 год, в 2011 - 2015 годах.
Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа:
восьмой раунд переговоров; второе полугодие.