54. Основанием для начала административной процедуры по информированию заявителя является обращение заявителя в министерство.
55. Основными требованиями при информировании заявителей являются:
- адресность;
- актуальность;
- своевременность;
- четкость в изложении материала;
- полнота информирования;
- наглядность форм подачи материала;
- удобство и доступность.
56. При устном обращении заявителя специалист министерства квалифицированно в пределах своей компетенции дает ответ самостоятельно, а если это необходимо - с привлечением других специалистов и (или) руководителей.
57. Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистами министерства при устном обращении заявителя в министерство лично либо по телефону.
Информация об обратившемся заявителе в министерство заносится в журнал личного приема.
58. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения министерства, в который позвонил заявитель, должности, фамилии, имени, отчества специалиста, принявшего телефонный звонок.
Во время разговора специалист министерства обязан произносить слова четко, не допускать параллельных разговоров с окружающими людьми. Не допускается прерывание разговора по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат.
59. Срок выполнения административной процедуры по устному информированию заявителя составляет до 30 минут.
60. Индивидуальное письменное информирование осуществляется при обращении заявителя в министерство:
- нарочным;
- посредством направления почтой, в т.ч. электронной;
- направлением по факсу.
Ответы на письменные обращения заявителей даются специалистами министерства в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в порядке, установленном действующим законодательством.
61. Результатом выполнения административной процедуры информирования заявителей является разъяснение порядка получения государственной услуги.
62. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение сведений об обратившемся заявителе в автоматизированную систему делопроизводства.